有次闲聊，一个朋友说他每天都要接收下面几个单位的数据，做成表格，经过各种计算后汇总上报。由于每天的数据不一样，每次都要重新做表计算，这项工作让他不胜其烦。报表的格式是固定的。笔者给他出了个主意，先做一个表格模板，把计算公式都事先设计好，每天只要把新的原始数据填入，即可自动生成新的报表。

　　这一方法可以省去每天计算的步骤。进而设想，如果通过一定的链接，建立一个数据库，让下属单位直接将原始数据填写进去，就可以省略了数据统一录入的步骤。如果把这个数据库直接建立在上级单位，那么就可以完全省略中间的汇报环节，把朋友彻底地从这项工作中解放出来。当然，这里面涉及到数据的审核、网络共享、信息管理等等一系列事情，若想真正实现尚需假以时日。但是减少一步，实现自动计算，也可以把时间和精力用在更精细地做好本项工作的其他环节上，比如校验录入的原始数据是否正确，减少录入失误，或者完成其他的工作。

　　玩过俄罗斯方块游戏的人都知道，如果不想方设法减去下面的层，就会越积越高，最后GAMEOVER。人的精力是有限的，每天的工作时间也是有限的，如果每项工作我们都简单而忙碌地去做，不仅容易被工作的压力和疲劳压垮，工作效率也值得商榷。在现代企业管理中，每天平均工作时间的多少，已经不能够准确地反映员工的工作状态及其工作负荷。企业应该鼓励员工，不仅要勤奋工作，还要聪明地工作，提高办公效率。

　　磨刀不误砍柴功。我们要学会给工作做减法，从紧张而繁忙的工作状态中解放出来。给工作做减法，不是推委和敷衍工作，而是采用科学合理的方式方法，让工作变得简洁，完成得快而且好。要想做好这种减法，我们就需要时常给自己“充电”，活跃思维和掌握先进的办公手段。